提高PPT制作效率的技巧

提高PPT制作效率的技巧

有些人雖然能把幻燈片做的很美觀，但花的時間太長，還有些人，雖然做的很快，但抱歉，看完作品想自殺，太丑了。所以說，好和快是檢驗一個人制作幻燈片的重要手段。

1、優(yōu)化制作流程

我見過很多朋友都有這樣的一個壞習(xí)慣，那就是在做幻燈片時，在頁面上放一頁內(nèi)容，設(shè)計一頁，再放下一頁內(nèi)容，再設(shè)計，如此循環(huán)往復(fù)。

這樣是典型的前流水線時代的做法，效率極低。而且會造成一個假象，那就是，覺得把幻燈片設(shè)計美觀，就足夠成為一張優(yōu)秀的幻燈片了，殊不知，內(nèi)容好才是真的好啊，拿設(shè)計來彌補(bǔ)內(nèi)容的缺陷，壓根都不靠譜啊!

那么，如何優(yōu)化制作流程呢?方法很簡單，就是先理清內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系，逐頁地放到對應(yīng)的 PPT 頁面上，然后，再統(tǒng)一地對所有頁面進(jìn)行設(shè)計。

而這，正是流水線作業(yè)模式。

你就說，是不是能提高效率?

2、設(shè)計方案(包含默認(rèn)字體、配色以及背景)

想必我們都遇到過這樣的問題，當(dāng)我們都在默認(rèn)模版中寫內(nèi)容時，默認(rèn)的字體是宋體，默認(rèn)背景是白色，默認(rèn)的色彩是這個。

而如果我們能在制作幻燈片之前，就把這些默認(rèn)的設(shè)計方案進(jìn)行修改的話，定義成我們想要的字體，色彩和背景。

那么，在制作幻燈片時，無疑會減少一大部分換字體，換顏色，換背景的重復(fù)操作，從而節(jié)約時間。

你就說，是不是能提高效率?

3、提前設(shè)計幾個常用的內(nèi)容版式。

我們都做過幻燈片，都知道在一套完整的幻燈片中，難免會有些內(nèi)容是相似的，比如說某幾頁都是展示表格的，某幾頁都是放視頻的，還有幾頁是展示大段文字內(nèi)容的。

對于這些內(nèi)容相似的頁面，我們可以提前在幻燈片母版中設(shè)計幾款對應(yīng)的內(nèi)容版式。

這樣，當(dāng)做到這些內(nèi)容時，我們替換到對應(yīng)的版式即可。從而減少了重復(fù)設(shè)計內(nèi)容版式的操作。

你就說，是不是能提高效率?

4、掌握一些常用的快捷鍵。

我簡單列一下。

CTRL+G 組合

CTRL+L(R) 左(右)對齊

CTRL+S 保存當(dāng)前文件

CTRL+Z 撤銷操作

ALT+F5 顯示演講者視圖

ALT+F9 顯示(隱藏)參考線

ALT+F10 顯示選擇窗格

F5 從頭開始放映幻燈片

當(dāng)然，如果你記性好，可以去網(wǎng)上查看更多，反正，我常用的，就這么幾個。

5、學(xué)會改造軟件，把常用功能添加到快速訪問欄。

當(dāng)我們在制作幻燈片時，勿容置疑，肯定需要對頁面上的元素執(zhí)行一些操作，比如說查看動畫窗格，對元素進(jìn)行排列對齊等等。

如果按照軟件默認(rèn)的功能操作路徑來執(zhí)行的話，比如說要讓頁面所有元素進(jìn)行左對齊，我們需要先選中全部元素，然后點擊開始，排列，對齊，左對齊，總計5個步驟。

但是，如果我們直接把左對齊功能自定義到快速訪問欄，那么，這時候，我們再想讓頁面所有元素進(jìn)行左對齊，那么，我們只需要兩步，選中元素，左對齊即可。

同理，其他功能也可以采取這樣的方式進(jìn)行設(shè)定。

你就說，是不是能提高效率?

6、利用作弊手法。

也就是說，善于利用軟件中的格式刷和動畫刷功能。只需要對元素添加一次效果，那么，就可以將這種效果快速 COPY 到其它元素上面。

比如說，你想把 A 元素的動畫效果，快速添加到 BCDEFG 上面，那么，只需要雙擊動畫刷按鈕，在 BCDEFG 上面各點一下，就可以應(yīng)用相同的動畫效果。

同理，格式刷功能也一樣。

你就說，是不是能提高效率?

7、建立常用的.素材庫。

如果你經(jīng)常做的幻燈片內(nèi)容是相似的，比如說經(jīng)常做本公司的一些 PPT ，那么，你就可以建立一個常用的素材庫，比如包含經(jīng)常使用的小圖標(biāo)，圖片素材，矢量形狀等。

截圖來自：旁門左道讀者 Lincoln

這樣，當(dāng)你在以后每次制作幻燈片時，都可以從中進(jìn)行挑選。省得你每次都要重新尋找素材。

你就說，是不是能提高效率?

8、學(xué)會套用模版網(wǎng)站作品的版式設(shè)計。

想必很多人都遇到過這個情況，在對幻燈片美化設(shè)計時，經(jīng)常會遇到?jīng)]有頭緒，打不開思路的情況。那么，如果干耗著，其實也想不出什么結(jié)果。倒不如去套用模版網(wǎng)站上作品的設(shè)計風(fēng)格。

這不丟人，畢加索說過，好的設(shè)計師靠借鑒，偉大的設(shè)計師靠偷。偷取別人的靈感，融合到自己的設(shè)計中，能幫你省去不少思考時間。

你就說，是不是能提高效率?

9、掌握3個小功能和兩個小插件。

為了能夠幫助用戶提高效率， PowerPoint 軟件中也提供了一些小功能可以使用，我在這里跟大家簡單說一下。

一是全局替換字體。

如果你的幻燈片做到一大半，忽然被通知，要求更換另一種字體，那么，如果再逐頁對字體進(jìn)行更換，難免費時費力。

軟件提供有一鍵更換字體的功能。

你就說，是不是能提高效率?

二是快速進(jìn)行圖層調(diào)換。

說白了，就是對頁面元素的層級關(guān)系進(jìn)行快速調(diào)整。如果頁面層級關(guān)系較少，比如只有一張背景圖和一段文字的話，那么，因為只有兩層，這時候就用不上這個功能了。

而如果層級關(guān)系較多，比如有幾百層，那么，為了能夠精準(zhǔn)快速對圖層進(jìn)行調(diào)換，就不得不使用這個功能了。

拖動圖層位置，就可以調(diào)整其在頁面上的層級順序。

你就說，是不是能提高效率?

三是一鍵去除動畫。

我之前就遇到過一個朋友， PPT 小白，剛畢業(yè)，被要求做一個商務(wù)年會的 PPT ,很用心的添加了很多酷炫動畫，結(jié)果被主管告知，不要使用動畫。

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如何做一個好的PPT

一個好的PPT演講不是源于自然，有感而發(fā)。在我看來一個好的PPT演講需要演講者的精心

策劃與細(xì)致的準(zhǔn)備，同樣必須對PPT演講的技巧有所了解。

我們辛辛苦苦準(zhǔn)備的內(nèi)容只占7％；簡報成功最主要的關(guān)鍵是能度/形象，占了58％；其次

是聲音，占35％?；叵胍幌滤^的名嘴，那麼這層道理也就不說自明了。

——PPT制作技巧

1. 內(nèi)容：演講的骨架 多使用圖形 少用術(shù)語

PPT的內(nèi)容應(yīng)簡潔而突出重點，在10/20/30法則中強(qiáng)調(diào)使用30號字體。

我更同意如下建議：

大標(biāo)題 44 點 粗體

標(biāo)題一 32點 粗體

標(biāo)題二 28點 粗體

標(biāo)題三 24點 粗體

如果有必要請多以圖形表達(dá)你的思想。因為圖形更容易讓人理解，同時也讓聽眾印象深

刻。當(dāng)然圖形也會幫助演講者更好的進(jìn)行闡述。但是同樣你必須注意圖形上標(biāo)注字體的大

小。

如果你的演講內(nèi)容比較專業(yè)，請考慮你的聽眾，避免使用你的聽眾群不理解的術(shù)語。如果

非要使用，請一定要解釋清楚。還是上面提到的那次飛利浦來我公司的演講，LCD本身包

括了很多術(shù)語，加之語言不通，讓我們很多人聽得販暈。講師是好的，但沒有考慮語言和

術(shù)語這些東西，聽眾聽不下去，演講者也就白忙活了。

2. 花樣：正式場合不使用任何PPT動作 非要使用最多不超過三種

如果在非常正式的場合下進(jìn)行PPT演講，在PPT制作中我建議不使用任何“花樣”，包括自

定義動作，幻燈片切換樣式等。一個樸素的，中規(guī)中矩的 PPT是不會引起非議的。這時你

可能得不到別人對你PPT的夸獎，但決不會有人說你做的不好。當(dāng)然如果在非正式場合你

可以加上一些效果。但我建議最多不要超過三種。這樣你的PPT還是簡潔的，不至于落入

“雜”的境地。

3. 形象：穿著正裝 目光接觸 保持微笑

請穿著正裝進(jìn)行PPT演講，首先給聽眾一種權(quán)威的形象。我沒見過余世維穿著牛仔褲去做

演講的，也沒有見過那家公司過來演講是穿著體恤的。你不要和我說比爾蓋茨，他可以這

么做，如果你是比爾蓋茨我也不介意你這么做。正確著裝的同時，請你在演講之前保持精

神煥發(fā)的狀態(tài)，你要有一種積極向上的態(tài)度，并相信這種態(tài)度同樣的可以影響你的聽眾。

在演講過程中請始終保持與聽眾的目光接觸，你可以在他們眼中讀出自己下一步要做些什

么，也可以讓聽眾知道你關(guān)心他們。

最后講一下制作PPT的兩個原則

1. Magic Seven原則（7士2＝5～9）。每張幻燈片傳達(dá)5個概念效果最好。 7個概念人腦

恰恰好可以處理。 超過9個概念負(fù)擔(dān)太重了，請重新組織。

2. KISS (Keep It Simple and Stupid)原則。因為我們做PPT針對的是大眾，不是小眾。

我們的目的是把自己的理解灌輸給聽眾。深入淺出才代表你對知識的真正掌握。

商業(yè)PPT

1、關(guān)于撰寫PPT的出發(fā)點

最近一段時間，尤其是07年，每到一處分公司或者客戶處演講，總有顧問和客戶看了我的PPT后說：“噫，你的PPT怎么做的？怎么感覺跟我們平實做的有點不一樣？”，也跟不少喜歡收藏和借鑒PPT的朋友做過交換，自己在學(xué)習(xí)期間也有學(xué)習(xí)和收藏別人PPT的愛好，也翻閱過至少3000個以上的，國內(nèi)外的，各個行業(yè)的，各種風(fēng)格的PPT，個人認(rèn)為，其實PPT的關(guān)鍵不在于風(fēng)格的漂亮與否，風(fēng)格的完整統(tǒng)一、界面的時尚美觀對于顧問來講固然重要，但做PPT時不能夠忘記，微軟發(fā)明PPT本身的目的是什么－－－－PPT自從誕生的那一天起，它的目的就是為了加強(qiáng)人與人之間的推介和交流的，形象化的圖像、提綱挈領(lǐng)的、準(zhǔn)確描述的文字，加上演講者的口頭描述，很容易引起觀眾的理解和共鳴，從而達(dá)到向你所描述的對象清晰表達(dá)你的思想和思路的目的，所以PPT的目的絕不是內(nèi)容的羅列和堆砌，也不是風(fēng)格上為了漂亮而漂亮的花哨，理解了這一點，對于顧問寫PPT來講，非常重要；如果能理解并貫徹在PPT里，那就完全能精進(jìn)一層。

對于新入門的顧問或者還徘徊在提升層次的顧問，如何快速提升自己PPT撰寫的能力，這里有兩個好的“Solution”免費供各位參考：）。

2、快速提升自己撰寫PPT能力的“捷徑”

記得小時候在小學(xué)的時候開始的幾年級里作文一直不好，家里就給訂閱了很多輔助作文的資料，其中有一套資料到現(xiàn)在我還記得，里面分門別類的提供了各種情況的行文描寫，比如對花、草、動物、人物、景色，都有很多程式化、生動化的語言，在開始的時候我是很經(jīng)常的“摘抄”里面的段落的，這樣的做法是很快就完成了由班里作文低級水平向作文中等水平的過度，達(dá)到了快速提升的效果，但是問題也很明顯，就這這些生搬硬套過來的文字難免有“不合群”后期摘抄和參考的多了，就開始慢慢修整生搬硬套的東西給整體行文帶來的不和諧的因素，自己也就慢慢的有了自己的一些語言和文字，再后來自己的語言和文字積累多了，就開始考慮行文之前搭建一個好的整體的骨架，然后把自己的東西填進(jìn)去，這樣寫出來的作文在很多時候都會受到老師的表揚；

其實現(xiàn)在回想寫PPT也是如此，PPT其實是一個顧問思想和認(rèn)識的積累，對于一個售前顧問，判斷他的功底時，完全可以看看他近期演講時候?qū)懗鰜淼腜PT，是僅僅在把公司一套完全標(biāo)準(zhǔn)化的東西原版照抄過來，還是是否有自己的思想在里面，包括他對行業(yè)的理解、對客戶的感受、對現(xiàn)狀的描述、對未來的期望。

有時候在做PPT的時候，很喜歡的一點是把一些很典型的內(nèi)容用自己腦子里想像的方式用PPT寫出來，開始是寫不出來，腦子里有寫不出來怎么辦，于是就開始從臨摹作起－－－所謂臨摹其實就是比照著別人PPT的內(nèi)容自己按照自己的思路和理解再寫一遍，這樣的鍛煉其實是一個雙向的，一方面你在臨摹別人PPT的時候熟練了PPT的做法，另外一個你自己做的PPT可以進(jìn)行一下調(diào)整，整理自己的思路，這樣的臨摹做多了，想的內(nèi)容和手上寫出來的PPT結(jié)合就緊密起來了，也就能夠慢慢的把腦子里想的內(nèi)容“導(dǎo)”出來，導(dǎo)出來順暢了，再向“導(dǎo)”出的速度和表達(dá)效果上提升，慢慢就能夠達(dá)到實戰(zhàn)的效果，抓過來就可以寫，寫的話保質(zhì)保量保效果。

我在97年之前的時候還沒有真正寫過一個PPT，只有在大學(xué)畢業(yè)論文答辯的時候，不得不撓頭花時間去臨時抱抱PPT的佛腳，后來進(jìn)入一家國外軟件公司駐北京的辦事處工作，工作需要就開始寫PPT，有時候坐在電腦前真的是腦子里一片空白，老虎吃刺猬，無從下嘴的感覺，那個時候網(wǎng)絡(luò)也是剛起步，也沒有百度和 GOOGLE，中文管理咨詢的網(wǎng)站有限，只有上上AMT去“扒”點咨詢公司的文件，所以就只能以有限的資料慢慢的充實自己對PPT工具的理解，自己不斷去臨摹，去想像，去理解別人的思路，我相信這樣的學(xué)習(xí)時間久了，就會對不同的場景下對PPT的應(yīng)用了然于胸，什么樣的圖形用于什么樣的場景，什么樣的圖形有助于聽眾理解什么樣的思路，結(jié)合實戰(zhàn)經(jīng)驗，不斷修正，不斷積累，慢慢的感到在表達(dá)自己意思上逐漸精確和老到，慢慢的精練，達(dá)到出手令人驚艷，一擊就中的效果。

3、PPT如何組織好講解思路和層級關(guān)系

記得二、三年級的時候，小學(xué)語文課有一個很長期的工作，是對小學(xué)生的一種基本能力的培訓(xùn)，其實就是三個要求，每次學(xué)習(xí)過的課文，都要求小學(xué)生：1、很快學(xué)會在文章里面如何分段落；2、很快找到每一個段落的中心思想；3、學(xué)會很快總結(jié)中心思想；因為這個提問是跟罰站結(jié)合在一起的，很慶幸的是我那個時候因為很害怕罰站，所以很用心的去做這三件事，于是養(yǎng)成一個習(xí)慣，習(xí)慣快速的看看文章的中心思想是什么，作者想表達(dá)什么、怎樣表達(dá)，其實這個到了中學(xué)里面進(jìn)一步提升就是論點、論據(jù)和論述的關(guān)系。

PPT也是如此，著名咨詢公司麥肯錫有一本書叫做《Minto Pyramid Principle》，中文譯為《金字塔原理》闡述了的金字塔原則－－－任何事情都可以歸納出一個中心論點，而此中心論點可由三至七個論據(jù)支持，這些一級論據(jù)本身也可以是個論點，被二級的三至七個論據(jù)支持，如此延伸，狀如金字塔。在組織和寫作PPT的時候，完全可以借鑒這個做法，金字塔型的進(jìn)行論述，比如最近的售前支持，個人基本采用這樣的結(jié)構(gòu)來組織 PPT。

PPT結(jié)構(gòu)：

I、 公司介紹

II、 對XX行業(yè)的理解

III、在XX行業(yè)的解決方案

IV、對XX公司信息化建設(shè)的思路

講解思路：

I、 公司介紹：

凸現(xiàn)公司在ERP行業(yè)的地位和實力，凸現(xiàn)要到位；

II、 對XX行業(yè)的理解

行業(yè)及行業(yè)信息化發(fā)展歷程、各發(fā)展歷程的管理問題、管理問題的解決辦 法；為增強(qiáng)客戶直觀效果可適當(dāng)采用一些策略

III、 在XX行業(yè)的解決方案

呼應(yīng)II中提到的管理問題，結(jié)合管理問題的解決辦法，以軟件截圖和軟件講解的方式進(jìn)行證言，軟件如何解決上述問題；結(jié)尾以該行業(yè)的典型客戶列表佐證，如能結(jié)合一兩家例子講解立刻效果飚升

IV、 對XX公司信息化建設(shè)的思路

根據(jù)II中提到的行業(yè)信息化發(fā)展歷程，結(jié)合III中提到的例子，給出切實可行的信息化建設(shè)時間列表，讓方案可落地可實現(xiàn)，讓客戶踏實放心

這樣的做法，最后的傳遞給客戶的效果是：

公司是行業(yè)龍頭、實力很強(qiáng)

你們對行業(yè)理解很深、做過很多類似的客戶

你們很有信心做這個項目，而且N個月后可預(yù)見性的成功

你們方案包含了一份可實現(xiàn)的保險，所以可以比其他方案貴那么一點點

4、一個快速提升自己思路的小竅門：

以前跟分公司的顧問交流到如何寫一個思路清晰的PPT，個人有一個小的竅門非常有效，也多次在不同的場合跟各位顧問推薦，這里也推薦給大家：就是去找一下羅蘭貝格公司咨詢方面的PPT，多多用心去揣摩羅蘭人是怎么撰寫PPT的，我在00年的時候第一次看到羅蘭貝格風(fēng)格的PPT，當(dāng)時的感覺就是感到無比的震撼，羅蘭PPT以形象的圖像表達(dá)、扎實的數(shù)據(jù)來源，平實的語言風(fēng)格，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃悸罚翢o歧意的描述，層次遞進(jìn)、前后呼應(yīng)的表達(dá)方式，作為一個行業(yè)新手，一路看來讓2000年時候的我有喘不過來氣的感覺，這樣的PPT，針對如何組織思路，如何安排文字，如何表達(dá)思想，如何得出結(jié)論，從PPT的結(jié)構(gòu)到內(nèi)容的編排，對新手來說是最好的臨摹和榜樣，用心去揣摩和體會，你很快就能感到有所不同。

麥肯錫的顧問巴巴拉.明托曾經(jīng)說過：想你所寫，寫你所想，在這里跟大家共勉，在這里同時感謝行業(yè)里的各個專家、顧問和銷售高手在全國各地對我的支持和鼓勵，就是在跟你們和客戶的不斷交流過程中我才有不斷的進(jìn)步和成長，希望大家在售前和PPT上造詣都能百尺竿頭更進(jìn)一重

制作PPT最新技巧有哪些？

ppt制作技巧是什么

我們?yōu)榇蠹沂占砹岁P(guān)于ppt制作技巧，以方便大家參考。??在打開powerPoint軟件，我們看到的是一個空白的幻燈片，powerPoint軟件上面分布著標(biāo)題欄菜單欄工具欄，以及正中的編輯區(qū)和狀態(tài)區(qū)，制作PPT我們一般操作與編輯區(qū)，使用菜單欄工具欄里面的工具進(jìn)行制作PPT：??了解幻燈片的菜單欄區(qū)，第一個開始，除了可以新建幻燈片以及設(shè)置幻燈片板式，其他功能里面類似于word文字編輯，例如對文字字體的設(shè)置，復(fù)制粘貼等:??第二個菜單功能插入，一般建立幻燈片，需要的文本框，圖片以及圖標(biāo)，聲音視頻等對象插入，都在這個插入功能的菜單區(qū)域里面選擇相對應(yīng)的工具按鈕，例如下面的圖片插入以及聲音插入，對于制作一個優(yōu)秀的PPT，建議用文字越少越好，利用圖片，圖標(biāo)等其他音視覺的融入讓PPT穩(wěn)定群眾的注意力：??第三個菜單功能設(shè)計，這里主要是對一個幻燈片制作的裝飾處理工具，例如頁面大小的設(shè)置，PPT幻燈片背景的設(shè)置，PPT模板或者PPT樣式的選擇設(shè)計，一個良好的幻燈片模板讓給整個PPT演講內(nèi)容增添飛翔的羽翼：??第四個功能菜單切換，幻燈片播放不僅僅只是單獨的一頁頁翻頁切換，powerpoint獨特的切換方案動畫給秀PPT提供了生動的特效，以及處理幻燈